Iga kliinikukülastus koosneb viiest etapist:
ühinguga kooskõlastamine;
kliinikuaja kokkuleppimine;
ühingu teavitamine kliinikuajast;
kliiniku külastamine;
kliinikuvisiidi tagasiside ühingule.
Iga kliinikuvisiidi eelduseks on selle kooskõlastamine mentoritega. Seda ka juhul, kui kliinikuvisiidi eest on plaanis ise tasuda, sest ühingu seisukohast on väga oluline, et kõigi kasside tervisliku seisundi kohta oleks olemas võimalikult täpne teave. See võimaldab hoiukodusid paremini juhendada ja ühingu tööd operatiivsemalt juhtida.
Kooskõlastamine toimub üldjuhul kahel moel:
(a) hoiukodu küsib hoiukodude grupivestluses mentoritelt nõu või annab seal märku võimalikest terviseprobleemidest ning mentorid annavad suunise kliinikusse minna;
(b) mentorid või kasside terviseinfo haldajad võtavad ise ühendust, et suunata kliinikusse minema (nt ussirohu, kiipimise, vaktsineerimise vm protseduuri eesmärgil).
Järgmiseks tuleb kliinikuvisiit kokku leppida. Selleks peab hoiukodu helistama (mitte kirjutama!) mentorite soovitatud koostöökliinikusse.
Telefonikõnes ütle kindlasti oma nimi ja maini, et oled Kitten Help MTÜ hoiukodu. Seejärel kirjelda võimalikult täpselt, milliste kasside ja millise murega kliinikusse pöörduda soovid. See annab kliinikule võimaluse leida kassidele ja murele sobiv aeg ja veterinaar.
Pane kliinikuvisiidi aeg kindlasti endale kirja, et sa seda kogemata ei unustaks või maha ei magaks. Juhul, kui mingil põhjusel ei ole võimalik kokkulepitud ajal kliinikusse minna, tuleb sellest kindlasti viivitamatult märku anda nii kliinikule kui ka ühingule. Vastasel juhul võib kliinik aja tühistamata jätmise eest ühingule leppetrahvi teha.
Kui kliinikusse minekuks on aeg kokku lepitud, tuleb sellest varakult ka ühingule teada anda. See on oluline, sest siis saab ühing saata koostöökliinikule kinnituskirja, et ühing tasub arve. Vastasel juhul ei tea kliinik usaldada, et neile helistanud inimene on ka päriselt meie hoiukodu ning et ühing on valmis arvet tasuma. Sellisel puhul võib kliinik keelduda kasse vastu võtmast või nõuda arve kohapeal tasumist.
Kliinikuajast tuleb ühingule teada anda nupule "Lähen kliinikusse" vajutamisel avaneva vormi kaudu.
Kliinikusse mine kindlasti kohale õigeks ajaks. Juhul, kui jääd mingil põhjusel hiljaks, palun anna sellest kliinikule märku, sest siis teavad nad seda oma töö korraldamisel arvesse võtta.
Visiidi jooksul ja pärast visiiti võib veterinaar teha sulle ülevaate sellest, mida kassiga tehti, mis temaga lahti on ning kas ja kuidas teda kodus ravima peab. Jutt võib olla sisutihe ja keeruline, aga see on väga oluline, nii et pane kindlasti hästi tähele! Üldjuhul ei jõua see info ühinguni mitte ühegi teise kanali kaudu kui läbi hoiukodu enda.
Kui midagi jääb segaseks, küsi kohe! Kui sa ei usalda enda mälu, kirjuta info jooksvalt üles. Alternatiivselt küsi arstilt luba vestlust lindistada.
Kui jõuad koju, anna hoiukodude grupivestluses mentoritele võimalikult täpne ülevaade sellest, kuidas kliinikus läks, mida kassiga tehti ning kas ja milline on edasine kodune ravi. See võimaldab ühingul ja mentoritel sind paremini toetada, nii edasise juhendamise kui ka tarvilike vahenditega varustamise poolest.